Tallet kom fra min bror

Min bror Jonas skrev til mig i går. Han læser til revisor, han sidder i min fars revisionsfirma, og han er den, der bruger det, jeg bygger, mens jeg bygger det.

Han havde ikke brugt over 30 minutter på at gennemgå en bogføringstjekliste til momsen. Ikke på nogen af dem, indtil videre.

Så regnede vi lidt på det. Og det er egentlig dér, det bliver interessant, for de to tal, vi endte med, er lavet på hver sin måde.

Flowet, hvis man ikke kender det

En gennemgang er et review. Én person laver tjeklisten på en klient, og bagefter går en anden den igennem. Det er dér, fejl bliver fanget, og dér, nogen skriver under.

Før vi lagde tjeklisterne om, tog sådan en gennemgang i gennemsnit 1 time og 40 minutter. Nu tager den under 30.

Hvor de to tal kommer fra

De 30 minutter er en aflæsning. Jonas har siddet med tjeklisterne under en rigtig momsfrist, på rigtige klienter, og han har ikke brugt mere end en halv time på nogen af dem endnu.

De 1 time og 40 minutter er et estimat. Det er et gennemsnit, vi selv har regnet os frem til, og der ligger ingen måling under det. Ingen tog tid på arbejdet, dengang det tog halvanden time.

Jeg kunne have skrevet, at tiden er mere end halveret, og ladet det stå. Det ville have set pænere ud, og det ville have været sværere at bruge til noget.

Jeg læser mange tal om AI og tidsbesparelse, hvor der hverken står, hvad der blev målt, hvor mange gange det blev målt, eller hvad tiden var i forvejen. Og et før er faktisk svært at skaffe, fordi ingen registrerer, hvor lang tid noget kedeligt tager, mens det stadig er kedeligt. Man opdager først, at man skulle have målt det, når det er væk.

Så jeg skriver begge tal, og jeg skriver, hvor de kommer fra.

Den del, jeg ikke havde regnet med

Uanset hvor stor kunden er.

Det stod som en bisætning i Jonas' besked, og det er den oplysning, jeg har tænkt mest over siden.

Da arbejdet blev lavet i hånden, voksede det med klienten. Flere konti, flere posteringer, flere steder at slå op. En stor kunde tog længere tid, fordi der bogstaveligt talt var mere at hente frem.

Et opslag i et API tager det samme, om klienten er lille eller stor. Da grundlaget flyttede fra manuel jagt til opslag, forsvandt den del af tiden, der voksede med mængden. Tilbage er den del, der handler om at tage stilling, og den tager omtrent det samme hver gang, fordi det er et menneske, der gør det.

Jeg tror, den effekt gælder bredere end tjeklister. Når tiden på en opgave voksede med mængden, og man flytter opgaven over på et opslag, flader kurven ud. Gevinsten lander dér, hvor mængden er størst, og den bliver ved med at være der, når kunden vokser.

Det er en anden slags gevinst end en procentdel, og den er nemmere at love, fordi den ikke afhænger af, hvor godt et gæt en model laver.

Hvad der skal til, før det er en måling

Jeg vil gerne kunne skrive det her igen om et halvt år med et bedre tal.

Der skal tre ting til, og ingen af dem er svære. Tiden skal registreres på gennemgangen, mens den foregår, i stedet for bagefter. Der skal være mere end én person, der laver dem. Og der skal gå lang nok tid til, at både de travle og de stille perioder er med.

Indtil da har jeg et estimat på den ene side og en aflæsning fra ét kontor på den anden. Sådan står det, og sådan skal det læses.

Jeg synes stadig, det er et af de bedre tal, jeg har, fordi jeg ved præcis, hvor det kommer fra.